Abmahnung Frist: Wie lange ist eine Abmahnung wirksam und wann muss sie ausgesprochen werden?

Das Wichtigste in Kürze

• Wir empfehlen Arbeitnehmern, jede Abmahnung sorgfältig zu prüfen und schriftlich zu dokumentieren, um im Streitfall belegen zu können, dass die Vorwürfe unzutreffend oder unverhältnismäßig waren. Eine frühzeitige anwaltliche Prüfung kann helfen, die eigene Position zu sichern und spätere Nachteile, etwa bei einer Kündigung, zu vermeiden.

• Eine Abmahnung unterliegt keiner festen gesetzlichen Frist, sollte aber zeitnah nach dem Fehlverhalten erfolgen.

• Arbeitnehmer können die Entfernung aus der Personalakte verlangen, wenn eine Abmahnung unwirksam ist, also formell oder materiell unberechtigt oder veraltet. Wir erleben in unserer Praxis häufig, dass Arbeitnehmer nicht gegen eine Abmahnung vorgehen, obwohl eine Gegendarstellung und ggf. die Löschung der Abmahnung zu Ihren Rechten gehört.

Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit, eine Abmahnung zu erteilen?

Eine gesetzliche Frist für die Erteilung einer Abmahnung gibt es nicht. Die Abmahnung sollte nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgericht „zeitnah“ erfolgen, in der Regel innerhalb von bis zu zwei Wochen. Sollte die Abmahnung später ausgesprochen werden, kann sie an Wirksamkeit verlieren. 

Ein Arbeitgeber kann grundsätzlich auch Wochen oder Monate nach dem Fehlverhalten abmahnen, wenn z.B. aufwendige Ermittlungen notwendig sind. 

Praxis-Tipp:

Eine Abmahnung sollte möglichst zeitnah nach dem Vorfall erfolgen, idealerweise innerhalb weniger Tage bis Wochen. Wartet der Arbeitgeber zu lange, kann die Abmahnung ihre Warnfunktion verlieren und ist im Streitfall unwirksam.

Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?

Auch für die Dauer der Aufbewahrung gibt es keine feste Frist im Gesetz.

In der Praxis gilt jedoch:

• Eine Abmahnung kann zeitlich unbegrenzt in der Personalakte verbleiben.
• Nach zwei bis drei Jahren ohne erneutes Fehlverhalten verliert die Abmahnung an Warnfunktion. Sie kann in der Personalakte bleiben, aber würde keine Grundlage für eine Kündigung darstellen.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG, Urteil v. 19.07.2012 – 2 AZR 782/11) hat klargestellt, dass eine Abmahnung zu entfernen ist, wenn sie ihre Warnfunktion verloren hat oder keine arbeitsrechtliche Relevanz mehr besitzt.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter wurde 2020 wegen Zuspätkommens abgemahnt. Seitdem arbeitet er pünktlich. Im Jahr 2024 hat die Abmahnung ihre Bedeutung verloren, sie muss auf Antrag gelöscht werden.

Wie lange ist eine Abmahnung wirksam?

Die Wirksamkeit hängt von der Funktion der Abmahnung ab:

Sie soll den Arbeitnehmer warnen, dass bei erneutem Fehlverhalten arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung drohen. Sobald der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin das Verhalten verzeiht, verliert die Abmahnung ihre Wirkung.

Auch durch Zeitablauf (mehrere Jahre ohne erneuten Verstoß) wird sie faktisch bedeutungslos.

Wie lange haben Arbeitnehmer Zeit, sich gegen eine Abmahnung zu wehren?

Es gibt keine gesetzliche Frist für den Widerspruch. Allerdings sollten Arbeitnehmer sofort nach Erhalt der Abmahnung reagieren, da sich spätere Angriffe sonst schwieriger begründen lassen.

Mögliche Schritte:

1. Schriftliche Gegendarstellung zur Personalakte (§ 83 Abs. 2 BetrVG).
2. Aufforderung zur Rücknahme der Abmahnung.
3. Klage auf Entfernung der Abmahnung beim Arbeitsgericht.

Tipp:

Ein frühzeitiges anwaltliches Schreiben kann oft eine gütliche Einigung herbeiführen, bevor ein gerichtliches Verfahren notwendig wird.

Wann sollte eine Abmahnung gelöscht werden?

Eine Löschung kann verlangt werden, wenn:

• die Abmahnung unberechtigt ist (z. B. keine Pflichtverletzung vorlag),
• die Abmahnung formell rechtswidrig ergangen ist
• oder die Abmahnung ihren Zweck verloren hat.

Arbeitgeber sollten regelmäßig prüfen, ob alte Abmahnungen noch erforderlich sind. Andernfalls kann der Verbleib in der Personalakte als Verstoß gegen Datenschutz und Persönlichkeitsrechte gewertet werden (Art. 17 DSGVO).

FAQ: Häufige Fragen zur Abmahnung Frist

1. Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?

Es gibt keine feste Anzahl an Abmahnungen bis zu einer Kündigung. Entscheiden ist immer der Einzelfall und auch die Schwere der Pflichtverletzung. Der Grund der Abmahnung darf aber nicht zeitgleich der Kündigungsgrund sein. Ein häufiger Irrglaube: Drei Abmahnungen führen zur Kündigung. Dem ist nicht so. 

2. Wie lange ist eine Abmahnung wirksam?

Nach etwa zwei bis drei Jahren ohne erneutes Fehlverhalten oder bei Verzeihung durch den Arbeitgeber.

3. Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?

So lange, bis sie ihre arbeitsrechtliche Bedeutung verliert. In der Regel nach 2-3 Jahren. Die Entfernung wird aber in den meisten Fällen nur auf einen Antrag erfolgen.

4. Wie schnell muss man auf eine Abmahnung reagieren?

Es gibt keine gesetzliche Frist, um auf eine Abmahnung zu reagieren. Allerdings sollte die Reaktion „zeitnah“ erfolgen. Es sollten keine spontanen Erklärungen abgegeben werden, sondern in Ruhe eine Gegendarstellung verfasst werden. So kann die Abmahnung wirksam angefochten werden.

5. Ist eine verspätete Abmahnung unwirksam?

Nicht automatisch. Aber: Je länger der Arbeitgeber wartet, desto eher gilt der Verstoß als verziehen.

Sollten Sie eine Abmahnung erhalten haben und unterstützen Sie die ambitio Rechtsanwälte bei der Durchsetzung Ihrer Rechte. Kontaktieren Sie uns gerne für eine kostenlose Ersteinschätzung.

Folgen Sie uns gerne auch bei Linkedin, um bei Themen rund um das Arbeitsrecht auf dem Laufenden zu bleiben.